أفضل طريقة للحفاظ على النظافة في مكان العمل

كما أظهرت الدراسات ، بسبب الاضطراب ، يفقد الشخص حوالي ساعة من وقته كل يوم - يجب أن تكون قد سمعت قصة الرعب المحفزة هذه أكثر من مرة. ناهيك عن حقيقة أن الفوضى تصطدم بأعصابك: يبدو أن كل شيء في متناول اليد ، ولكن عليك دائمًا البحث عن شيء ما. الحفاظ على نظافة مكان عملك أمر مهم حقًا ، ولكن ليس بهذه البساطة. يبدو أن المهمة بسيطة ، لكن المهمة فشلت حتى من قبل الشركات الكبيرة المهووسة بإدارتها وهي على استعداد لاستثمار الكثير من المال فيها.

أهداف

قبل البدء في ترويض الفوضى التي قمت بإنشائها ، أجب عن سؤالك البسيط: لماذا؟ ماذا تريد تحقيقه نتيجة لذلك؟

صاغت الفكرة بشكل مثالي ماري كوندو: "الغرض من التنظيف هو العودة إلى حالة الهدوء الطبيعي".

لا نحقق النقاء من أجل النقاء ، بل من أجل التناغم الداخلي. في مكان العمل ، يجب أن يكون الشخص هادئًا ومريحًا. ما هو المطلوب لهذا؟

• تنظيف مساحة المعلومات.

عادة ما يعمل موظفو المكتب بالمعلومات. كلما زاد تدفق المعلومات وأكثرها تنوعًا ، أصبح من الصعب على الشخص إكمال المهمة المسندة إليه. لذلك ، فإن ترك جميع مستندات العمل في الأفق أو تعليق الشاشة مع العديد من الملصقات مع التذكيرات يعد تكتيكًا غير ناجح. الأمر نفسه ينطبق على الإشعارات المنبثقة من الرسائل الفورية أو البريد الإلكتروني.

• غياب الأشياء التي تتداخل مع التركيز أو تقييد الحركة.

أولاً ، للعمل تحتاج إلى مجال عمل مجاني. إذا كان عليك توقيع مستند بتنسيق A4 ، فيجب عليك الضغط على قطعة واحدة ودفع الكائنات المتداخلة بكوعك ، ثم يتطلب مكان عملك إعادة التنظيم.

ثانياً ، يجب ألا يتدخل الشخص في العامل. لا تسمح لك الإطارات التي تحتوي على صور عائلية وتذكارات تم إحضارها من العطلة بالتركيز بشكل كامل - هذه حقيقة. حتى لو لم نلاحظ ذلك ، لا يزال الدماغ يلتقط الصور وينفق الموارد على معالجتها ، لأن الأسرة والترفيه هي مفاهيم من الفئة "الهامة".

من أين تبدأ؟

إذا قمت ببساطة بإعادة ترتيب الكائنات على سطح المكتب الخاص بك ، في محاولة لتجميعها بشكل فعال ، فستفقد بالتأكيد تلك الساعة سيئة السمعة. تحتاج إلى التصرف بشكل مختلف.

وتتمثل المهمة في خالية تماما وتنظيف مكان العمل. أهدافك:

• نقاء العناصر ؛
• النظافة البصرية.
• نقاء مجال المعلومات.

هذا يعني أنك تحتاج أولاً إلى إزالة كل شيء من الطاولة ومنضدة الانتظار. ضع الأشياء في صندوق كبير ، على كرسي ، الجدول التالي.

الآن خذ قطعة قماش مبللة أو مناديل خاصة وامسح الشاشة ولوحة المفاتيح والماوس وكونترتوب وطاولة السرير (من الداخل والخارج) بعناية.

لا تنسى أن تضع سلة المهملات بجانبها - فكل ما هو غير ضروري سوف ينتقل إليها بالتأكيد في المرحلة التحضيرية.

ضع كل ما تحتاجه في الأماكن

بادئ ذي بدء ، نعيد الشاشة ولوحة المفاتيح والماوس إلى الطاولة. قم بترتيبها بحيث تكون الشاشة على مسافة 45-50 سم من العينين ، ويجب ألا تجعلك أجهزة الإدخال سنامًا.

لقد حان الوقت للتوقف والتفكير. ماذا تحتاج للعمل؟

• المكتب. إذا كان لديك 10 أقلام حبر جاف ، اترك واحدة. بعض أقلام الرصاص ومبراة؟ شحذ قلمًا واحدًا وضع المبراة في درج المنضدة. ممحاة؟ إذا كنت في حاجة إليها ، يكون مكانها بجوار القلم الرصاص. باختصار ، اترك كل القرطاسية التي تستخدمها يوميًا على الطاولة ، ولكن بنسخة واحدة. يمكن أن يكون مقص ، تصحيح السوائل ، علامات اللون ، مقاطع الورق.ضعها في كوب أو منظم ، والباقي في صندوق أو صندوق رصاص. سنتعامل مع البنود الزائدة في وقت لاحق.
• أدوات. يجب ألا يتم تخزين الأجهزة التي تشغل مساحة كبيرة على طاولة. على الأرجح ، لا تستخدم مثقابًا وأختامًا كل ساعة - يمكن الاحتفاظ بها في منضدة. لكن دباسة صغيرة لا تؤذي - نتركها في منظم سطح المكتب. يتم تحديد مكان الآلة الحاسبة مع الأخذ في الاعتبار طبيعة العمل: إذا كان يتم استخدامه بشكل مستمر ، فإن الأمر يستحق الاحتفاظ به على سطح المكتب.
• الهاتف. بالطبع ، يجب أن تكون وسائل الاتصال في مكان قريب. إذا كان الهاتف ثابتًا ، فقم بضبطه بحيث لا يلمس الكابل كائنات أخرى عند رفع الهاتف.
• يوميات ، طائرة شراعية. عادةً ما يتم وضع مجلة بها خطة عمل في الركن الأيسر من الطاولة - ولن تتداخل ، لكنها ستكون دائمًا في متناول اليد.
• المصباح. إذا كنت بحاجة إلى مصباح طاولة ، فقم بترتيبه وفقًا لخصائصك (للأشخاص الذين يستخدمون اليد اليمنى - على اليسار ، وللناس اليد اليسرى - على اليمين). لا تتشبث به مع الأشياء الزائدة!

بعد ذلك ، يبقى التعامل مع تخزين مواد العمل - وترتيب الأمور على الطاولة يمكن اعتباره مكتملاً.

إعادة تنظيم الجداول السرير

في طاولة بجانب السرير يوجد عادة ثلاثة أدراج. يجب استخدام كل منها لتخزين فئة معينة من العناصر.

الدرج العلوي هو ما نستخدمه أكثر من مرة في الأسبوع. يمكن أن يكون:

• طباعة،
• ثقب لكمة
• مقص،
• مبراة
• ملصقات،
• المناديل لمعدات المكاتب ،
• مقاطع الورق.

المربع الأوسط - المواد الاحتياطية وما نادراً ما يستخدم:

• مكتب جديد "في الاحتياطي" - أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، والملصقات ، والورق ، وما إلى ذلك ؛
• احفظ أقلام الرصاص وأقلام الرصاص والعلامات التي قمت بإزالتها من الجدول.

عند تشغيل الدرج الثاني ، سيتعين عليك التعامل مع العناصر التي لم تجد مساحة على الطاولة في الخطوة السابقة:

1. جميع الأقلام الجافة والأقلام ، "أجزاء" من أقلام الرصاص وأوراق خربشة وممحاة قذرة يتم إلقاؤها بلا رحمة - إنها بالتأكيد لن تكون مفيدة.
2. ضع مكتبًا صالحًا للاستخدام في صندوق رصاص أو صندوق صغير (هذا مهم!) وأرسله إلى الصندوق الأوسط.

الدرج السفلي خاص:

• الأوشحة الورقية.
• مناديل مبللة
• الشاي والقهوة والسكر.
• كوب
• الأدوية.
• مستحضرات التجميل.

قد تندلع عاصفة من السخط فوق القدح: قلة من الناس على استعداد لتحمل غيابها على الطاولة. حسنًا ، إذا لم يزعجك ذلك ، اتركه في متناول اليد ، لكن لا تنسَ أن تبقيه نظيفًا.

تحليل الورق

يعد تنظيف الأوراق موضوعًا زلقًا ، لأنه من الصعب تقديم نصيحة عامة هنا. كل هذا يتوقف على كيفية ترتيب عملك.

الشيء الرئيسي الذي يجب تذكره عند تحليل الأوراق: هدفك هو تبسيط سير العمل.

ثلاث نصائح رئيسية تناسب الجميع تقريبًا:

• شراء منظم لتناسب احتياجاتك. المستندات في أي حال تحتاج إلى تقسيمها إلى مجموعات. على سبيل المثال ، تتطلب اهتماما فوريا ، غير عاجل ، وتقديم التقارير ، والأرشيف وتلك التي تحتاج إلى إرسالها في مكان ما.
• قم بتخزين المستندات رأسياً ، وليس في أكوام. من الأفضل استخدام مجلدات متعددة الألوان ووضعها في منظم مع أقسام رأسية بحيث تكون "الجذور" مرئية.
• ترتيب "المنطقة العازلة". عند تنظيم أي شيء ، يكون من الصعب الاستغناء عن مجلد Miscellaneous. احصل على صندوق أو سلة أو صندوق حيث تسقط جميع الأوراق أو الأشياء التي لم تكتشفها. وجعل قاعدة: تفكيك هذا المربع مرة واحدة في اليوم أو مرة واحدة في الأسبوع.

كمبيوتر جديد

لا تنس أن لديك سطح مكتب آخر - على شاشة الشاشة.

• قم بإنشاء عدة مجلدات وتوزيع المستندات الإلكترونية بنفس الطريقة التي تستخدم بها الورق. لا تنسَ عمل مجلد "مؤقت".
• أزل الاختصارات من البرامج التي لا تستخدمها من سطح المكتب.
• إذا تم استخدام صورة شخصية كخلفية ، فأنت تعلم بالفعل أن هذه فكرة سيئة. اختر شيئًا محايدًا ، بدون ألوان زاهية وتناقض قوي ومزيج من الأشكال.
• أغلق علامات التبويب غير الضرورية في المتصفح.

لا تبالغي

بعد الانغماس في عملية ترتيب الأمور ، لا تنسَ أن المقاربة المتعصبة في هذا الأمر لم تبرر نفسها أبدًا.الشركات التي تراقب فيها الإدارة بصرامة النظافة "المعقمة" للوظائف وغياب العناصر الشخصية على الطاولات لدى الموظفين لا تظهر نتائج رائعة. على العكس من ذلك ، مع إدخال مثل هذه الأوامر ، تنخفض إنتاجية موظفي المكاتب بحوالي 15٪.

يوصي علماء النفس بإيجاد مكان في مساحة العمل للأشياء التي ستعمل بطريقة تهدئة. يمكن أن يكون نباتًا في وعاء صغير ، أو طبق طاولة به نقش محفز ، أو بعض التماثيل غير المشبعة بالتفاصيل ، أو وسادة ناعمة على كرسي مكتب. الشيء الرئيسي هو اختيار شيء لن يجذب انتباهك.

إلى الفوضى لم يعودوا

السر الرئيسي لمواجهة الفوضى في مكان العمل هو التخلص من الفائض وعدم النمو من جديد. نحن في بعض الأحيان نقلل من النسبة المئوية الهائلة من الموارد العاطفية التي تذهب إلى التعلق بأشياء عديمة الفائدة.

أجريت دراسة مثيرة للاهتمام في جامعة أمريكية. في مجموعة من الأشخاص ، تم تسليم الجميع للفنجان وطلب منهم الاحتفاظ بها بأيديهم. ثم أعلنوا أن الكؤوس ستصبح جزءًا كبيرًا من المزاد الذي سيشارك فيه الأشخاص. وأظهرت التجربة: كلما طالت مدة بقاء الشخص في كوب بين يديه ، زاد المبلغ الذي كان مستعدًا لدفع ثمنه. وهذا على الرغم من حقيقة أنه قبل ذلك لم يكن بحاجة إلى كوب.

يجب أن يكون حفظ النظام عملية واعية. تحليل ما تراه أمامك ويسلب الأشياء التي تخلق الفوضى. عندما أغادر المكتب في نهاية اليوم ، ألق نظرة حول الطاولة واسأل نفسك السؤال التالي: أي من هذه سوف يمنعني من التركيز غدًا؟